Stabsführung

Das Modul Stabsführung dient der Koordination und Steuerung der Stabsarbeit. Es basiert auf einem ticketbasierten Aufgabensystem in Kanbanboard-Stil, das den Informationsfluss zwischen der Meldestelle, dem Leiter des Stabes und den einzelnen S-Fachbereichen (S1–S9) sowie Fachbereichen (F1-F8) sicherstellt.

Es stehen drei Anischten zur Verfügung welche sich in der vordefinierten Spaltenaufteilung ändert:

Meldestelle
Leiter Stab
Sachgebiete

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Meldung-Erstellung

Der Prozess beginnt in der Regel bei der Meldestelle. Hier werden eingehende Informationen (z. B. Telefonate, Funkgespräche) als Meldungen erfasst. Das Erfassen von Meldungen ist auch für alle anderen Stabs-Stellen möglich. Folgende Felder stehen zur Verfügung:

Ticket-Details: Erfassung von Titel, Beschreibung, Melder und Ort (inkl. Koordinaten) sowie der Zuordnung von Tags (z.b. Schadstellen).

Verknüpfung zum Einsatztagebuch: Jedes Ticket kann als Einsatztagebucheintrag übernommen und somit direkt in das Einsatztagebuch (ETB) eingetragen werden. Dazu öffnet sich nach Klick auf Neuer Tagebucheintrag, das Meldeformular des Einsatztagebuches, welches noch überarbeitet werden kann (z.b. Layer zuweisen)

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Meldestelle

Die Meldestelle erfasst grundsätzlich die eingehenden Informationen in einer Meldung. Nach der Erfassung der Meldung/ des Tickets landet das Ticket in der Spalte Eingang. Nun kann die Meldestelle das Ticket/die Meldung abgearbeiten oder zur Auszeichnung durch den Leiter der Stabsarbeit durch Verschieben des Tickets in die Spalte Leiter Stabsarbeit zugeweisen werden. In der Spalte Eingänge aus Stab lanen von einer anderen Stabstelle aufgenommene Meldungen, die dann in den Prozessfluss wieder an den Leiter der Stabsarbeit zugewiesen werden kann oder durch die Meldestelle abgearbeitet wird (z.b. Ablegen von Informationen, Ausgangsdokumentation)

Rückfluss zur Meldestelle

Wenn ein Sachgebiet oder der Leiter der Stabsarbeit eine Medlung erstellt hat (z.b. Meldungsaugnahme durch Sachgebiet oder Ausgansmeldung) und der Meldestelle zuweist, erscheint das Ticket daraufhin in der Spalte Eingang aus Stab bei der Meldestelle. Die Meldestelle kann nun das Ticket über den Status-Workflow abarbeiten oder in den Stabsablauf integrieren (zur Auszeichnung Leiter der Stabsabrbeit zuweisen).

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Aufgabensteuerung durch Leiter der Stabsarbeit

Nach der Zuweisung durch die Meldestelle landet das Ticket in der Spalte Offen in der Ansicht des Leiter der Stabsarbeit, welcher das Ticket sodann in dessen Status-Workflow in die Spalten in Bearbeitung oder Erledigt schieben.

Der Leiter der Stabsarbeit sichtet diese Eingänge und weist sie den zuständigen Sachgebiete über die Funktion Zuweisen zu.

Ticket-Auszeichnung (Zuweisung)

Über den Button Zuweisen öffnet sich ein Dialog, in dem festgelegt wird, wer das Ticket wie bearbeiten soll:

Federführend: Das primär verantwortliche Sachgebiet (z. B. S2 für die Lagefeststellung). Immer nur eine Auswahl möglich.
Mitwirkung: Sachgebiete, die unterstützend zuarbeiten müssen (z. B. S3).
Info: Stellen, die das Ticket lediglich zur Information erhalten.
Rücksprache: Stellen, die mit denen Rücksprache gehalten werden muss.
Ablage: Stellen, die das Ticket ablegen sollen (z.b. Meldestelle).
Anmerkung: Stellen, die das Ticket zur Anmerkung erhalten sollen.

In der Zuweisung kann der Leiter der Stabsarbeit auch den derzeitigen Status im Status-Workflows des zugeitlen Sachgebietes sehen und sohin den Bearbeitungsstand kontrollieren. Sobald ein Sachgebiet den Status seine Aufgabe ändert, wird dies in der Zuweisung angezeigt.

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Bearbeitung durch die Sachgebiete

In den Sachgebietenansicht kann zuerst oben Rechts das derzeitig Sachgebiet des Benutzers gewählt werden. Dabei kann ein oder mehrere Sachgebiete zum Auffaächer und Zusammenziehen des Stabes gewählt werden.

Sobald ein Ticket zugewiesen wurde, erscheint es in der Ansicht des jeweiligen Sachgebietes, welches die Meldung arbeiten kann. Die Meldung wandert im Status-Workflow von Federführend oder Zugewiesen über In Bearbeitung bis hin zu Erledigt. Über Ticket erstellen kann das Sachgebiet auch ein Ticket anlegen und dieses an die Meldestelle zuweisen (integrieren in den Stabsablauf) oder selbständig abarbeiten über den Status-Workflow (über In Bearbeitung zu Erledigt ).

Auffächern und Zusammenziehen der Sachgebiete: Alle Meldung von S2 und S3 werden angezeigt und können indivuell abgearbeit werden

Fachbereichs-Ansicht (S2): Status Federführend (Eingang)

Status: In Bearbeitung

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Das Modul Stabsführung dient der Koordination und Steuerung der Stabsarbeit. Es basiert auf einem ticketbasierten Aufgabensystem im Kanban-Stil, das den Informationsfluss zwischen der Meldestelle, dem Leiter der Stabsarbeit (LST) sowie den S-Fachbereichen (S1–S9) und weiteren Fachbereichen (F1–F8) sicherstellt.

Je nach zugewiesener Rolle stehen drei spezifische Ansichten mit angepasster Spaltenaufteilung zur Verfügung:

Meldestelle
Leiter Stab
Sachgebiete

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Meldungserfassung

Der Prozess beginnt in der Regel bei der Meldestelle, die eingehende Informationen (z. B. Telefonate, Funk) als Meldungen erfasst. Grundsätzlich ist die Erfassung jedoch für alle Stabsstellen möglich. Dazu wird die Meldung über das Klicken auf Ticket erstellen angelegt.

Verfügbare Felder im Meldeaufnahmeformular:

Meldungsdetails: Titel, Beschreibung, Melder, Ort (inkl. Koordinaten) und Tags (z. B. zur Zuordnung von Schadstellen).
ETB-Verknüpfung: Über die Schaltfläche Neuer Tagebucheintrag kann die Meldung direkt in das Einsatztagebuch übernommen werden. Dabei öffnet sich das ETB-Meldeformular zur finalen Überarbeitung (z. B. zur Layer-Zuweisung).

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Meldestelle: Ein- und Ausgang von Informationen

Die Meldestelle fungiert als zentraler Ein- und Ausgangspunkt und kann über Ticket erstellen eine Meldung aufnehemen und über den Status-Workflow abarbeiten:

Eingang: Neu erfasste Meldungen landen zunächst in der Spalte Eingang.

Eingänge aus Stab: Hier erscheinen Rückflüsse von Meldungen, die von anderen Stabsstellen aufgenommen oder erstellt (z. B. als Ausgangsmeldungen) und der Meldestelle zugewisen wurden. Diese können entweder direkt Erledigt oder in den regulären Prozessfluss (Zuweisung an LST durch Verschieben in die Spalte Leiter Stabsarbeit) integriert werden.

Leiter Stabsarbeit: Die Meldestelle kann zur weiteren Bearbeitung (Auszeichnung) durch den Leiter der Stabsarbeit durch Verschieben in die Spalte Leiter Stabsarbeit zuweisen.

Erledigt: In dieser Spalte werden alle abgeschlossenen Meldungen gesammelt. Um die Übersichtlichkeit zu wahren, können diese Einträge archiviert werden, wodurch sie aus der aktiven Ansicht verschwinden. Über das Filtersymbol im Spaltenkopf lassen sich archivierte Meldungen bei Bedarf jederzeit wieder einblenden.

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Leiter der Stabsarbeit: Aufgaben- und Kommunikationsteuerung

Meldungen, die dem Leiter der Stabsarbeit zugewiesen wurden, erscheinen in der Ansicht des Leiters der Stabsarbeit (LST) in der Spalte Offen. Er sichtet diese und nutzt den Status-Workflow (In Bearbeitung / Erledigt) zur Steuerung.

Ticket-Auszeichnung (Zuweisung)

Über die Funktion Zuweisen legt der LST fest, welche Stationen wie involviert werden:

Federführend: Primäre Verantwortung (nur ein Sachgebiet möglich, z. B. S2).
Mitwirkung: Unterstützende Zuarbeit durch andere Sachgebiete (z. B. S3).
Info / Ablage / Anmerkung: Zur Kenntnisnahme, Ablage oder Archivierung and die ausgezeichnete Stelle.
Rücksprache: Markierung für notwendigen direkten Informationsaustausch.

Der LST sieht im Zuweisungs-Dialog jederzeit den aktuellen Bearbeitungsstand der beteiligten Sachgebiete in Echtzeit. Durch Klick auf das Symobol Papierkorb kann eine Zuweisung aufgehoben werden und über Weitere Zuweisung neu gesetzt werden.

Auszeichnung durch den Leiter der Stabsarbeit

Nachverfolgung des Satus-Workflows

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Sachgebiete: Arbeitsteiliges Führen und Informationserfassung

Sachgebiete wählen oben rechts ihren aktuellen Arbeitsbereich aus. Durch die Mehrfachauswahl können Aufgaben mehrerer Sachgebiete gleichzeitig eingesehen werden, dies der Auffächerung und Zusammenziehung des Stabes dient.

Praxisbeispiel: Bündelung der Meldungen von S2 und S3 zur gemeinsamen Abarbeitung.

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Sobald ein Ticket / eine Meldung dem Sachgebiet zugewiesen wurde, erscheint es je nach Zuweisung in der Spalte Federführend oder Zugewiesen. Tickets in der Spalte Federführend erfordern aktives Handeln als Hauptverantwortlicher. In der Spalte Zugewiesen finden sich alle Mitwirkungs- oder Info-Aufgaben.

Status: Federführend (Eingang)

Status: In Bearbeitung

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Über den Status-Workflow kann die Meldungen über In Bearbeitung zu Erledigt verschoben und abgearbeitet werden.

Durch Eigeninitiative kann ein Sachgebiete selbst Tickets anlegen (Ticket erstellen) und diese entweder autark abarbeiten oder der Meldestelle zur Integration in den Stabsprozess zuweisen.